HỆ QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN DOANH NGHIỆP

TỔNG QUAN

ERP còn gọi là hệ quản lý tài nguyên doanh nghiệp là phần mềm hợp nhất thông tin nhiều bộ phận của tổ chức trong một hệ thống máy tính đồng nhất. Thay vì sử dụng cơ sở dữ liệu theo từng phòng ban để quản lý thông tin về nhân sự, dữ liệu khách hàng, đơn đặt hàng, kiểm kê, mọi người trong doanh nghiệp đều có thể chia sẻ thông tin cho nhau. Ngày nay đã có nhiều tổ chức ứng dụng phần mềm này nhưng họ vẫn chưa thực chất hiểu thế nào là ERP và nó được ứng dụng ra sao. Sau đây chúng ta sẽ phân tích sâu hơn về những ứng dụng phức hợp này. Tìm hiểu xu hướng trường thị trường ERP và cùng nghiệm qua ý kiến của người trong cuộc.

LỢI ÍCH VÀ ỨNG DỤNG

Khi chưa có ERP, các doanh nghiệp đã lưu trữ kết quả kinh doanh theo từng bộ phận riêng lẻ, mỗi bộ phận thường sử dụng hệ thống và kỹ thuật khác nhau để quản lý. Thông tin có thể bị sao chép nhiều lần trong doanh nghiệp một cách không cần thiết và cập nhật không đồng nhất. Một số thông tin cũng chỉ lưu trữ được trên giấy như vậy sẽ khó truy cập thông tin một cách toàn diện và đầy đủ. Ví dụ: một khách hàng gọi điện đến bộ phận bán hàng để tìm hiểu thông tin về một tiến trình của một đơn đặt hàng quan trọng. Thay vì trả lời câu hỏi một cách tiết kiệm thời gian bằng việc tra cứu thông tin trên dữ liệu ERP, người bán hàng phải thu lượm và kiểm tra thông tin hàng đặt trên qua rất nhiều công đoạn như gọi điện đến các bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng...

Phần mềm ERP được tạo ra nhằm phục vụ nhu cầu thông tin cho doanh nghiệp. Trong thời gian qua mặc dùERP phát triển phục vụ nhiều khách hàng khác nhau: y tế, dịch vụ tài chính, công nghiệp vũ trụ, công nghiệp hàng tiêu dùng... Với đà phát triển như trên, các hệ thống ERP ban đầu chạy trên hệ thống máy tính lớn trước khi chuyển qua hệ thống máy khách chủ thì nay đang mở rộng trên mạng và bao gồm các ứng dụng khác.

Khi mọi người hầu hết đều có xu hướng "kết xuất" ứng dụng ERP hoặc theo xu hướng module, điều này có nghĩa là khả năng hỗ trợ văn phòng quản lý nguồn nhân lực, tài chính kế toán, sản xuất, quản lý dự án. Tuy nhiên ERP phần lớn là sự tích hợp từ các phần mềm Oracle, PeopleSoft, và hiện nay có thêm SAP cung cấp và trợ giúp nhiều hơn, bao gồm các module tự động bán hàng, khả năng hiểu biết kinh doanh, quản lý quan hệ khách hàng và cung cấp các phương thức quản lý theo chuỗi

CHI PHÍ ẨN CỦA ERP

Trong thực tế để triển khai và duy trì hệ thống ERP là rất khó. Gói ERP được phức hợp bởi bản chất tự nhiên và các bộ phận công nghệ thông tin phải luôn luôn thiết kế phần mềm sao cho phù hợp với nhu cầu và quy trình kinh doanh đặc thù của từng doanh nghiệp. Lắp đặt 1 hệ thống ERP là cả một quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian không phải tính bằng tháng mà là năm. Thậm chí sau những bước triển khai đầu tiên hệ thống ERP phải liên tục điều chỉnh nhằm thích hợp hơn với những thay đổi trong doanh nghiệp, nâng cấp phần mềm và có thể có những nhu cầu mở rộng hệ thống theo yêu cầu doanh nghiệp.

Chính ví sự phức tạp của hệ thống ERP nên việc triển khai rất tốn kém. Trước khi lên một dự án ERP điều cần thiết là phải biết tổng chi phí sở hữu của dự án, chi phí này có thể cao hơn chi phí làm ra phần mềm ERP. Theo kết quả điều tra 63 doanh nghiệp, tập đoàn META đã nhận thấy rằng tổng chi phí để sở hữu dự án trung bình là 15 triệu USD cho một phần mềm ERP đã tính cả chi phí thực của dự án phần mềm, phần cứng, nhân công, hoạt động tư vấn...

Để tránh kết quả không như ý và phát sinh chi phí phụ không cần thiết, chúng ta phải hiểu thực chất chi phí ẩn trong dự án ERP và những vấn đề lớn có thể phát sinh trong thời gian thực hiện dự án. Sau đây là những vấn đề chính thường nảy sinh.

Lập kế hoạch và quản lý dự án

Để triển khai một dự án ERP thì yếu tố thời gian và nỗ lực là rất cần thiết nhằm chuẩn bị kỹ lưỡng và xác hợp. Các chuyên gia công nghệ thông tin và các nhà quản lý doanh nghiệp phải có nhiều thời gian và phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng để có thể hình thành và đánh giá qui mô và thời gian hoàn thành dự án. Việc phân công trách nhiệm lập kế hoạch cho các thành viên là điều rất cần thiết bởi họ không những là người có kiến thức sâu rộng về công nghệ mà còn phải hiểu được nhu cầu và qui trình kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, cũng cần đảm bảo có người đảm trách việc theo dõi tiến trình dự án dựa trên ké hoạch - từ thời kỳ ban đầu triển khai đến thời gian tiếp sau triển khai nhằm tìm hiểu và phát hiện sự khác thường chắc chắn sẽ xuất hiện.

Sự hợp nhất

Các doanh nghiệp thường đánh giá thấp quỹ thời gian và chi phí cho các công việc hợp nhất phần mềm doanh nghiệp. Những hệ thống ERP ít khi tồn tại tách biệt, và thường được kết hợp trong phần mềm và trong các quá trình kinh doanh phức hợp tạo tiền đề cho hệ thống ERP. Theo phần mềm từ những nhà cung cấp ERP ban đầu doanh nghiệp cũng có nhu cầu sử dụng các ứng dụng từ các nhà cung cấp phần mềm khác. Ví dụ một doanh nghiệp có nhu cầu kết xuất của ERP từ SAP thành ứng dụng CRM từ Seibel và phần mềm quản lý thương mại toàn cầu từ Vestera. Hình thức liên kết và yếu tố lơi nhuận cũng tạo ra những yếu tố khó khăn nhất của việc hợp nhất, bỡi lẽ những doanh nghiệp liên kết sẽ sử dụng gói ERP và ứng dụng khác nhau và đều được hợp nhất theo từng doanh nghiệp. Dick Kuiber chủ tịch tập đoàn META cho biết một doanh nghiệp lớn thường được 5 hoặc hơn 5 hệ thống ERP và cũng có doanh nghiệp có hơn 20 hệ thống ERP.

Sai lệch dữ liệu

Có rất nhiều vấn đề và chi phí ẩn phát sinh trong quá trình xử lý dữ liệu. Khi một doanh nghiệp chuyển đổi hệ thống của mình sang ERP điều này cũng đồng nghĩa với doanh nghiệp chuyển một lượng lớn dữ liệu sang hệ thông mới để sử dụng. Hầu hết dữ liệu đều rất khó chuyển sang hệ thống mới. Nếu có thì cũng tốn rất nhiều thời gian và công sức. Thậm chí sau khi được triển khai đầy đủ thì cũng rất khó cho chúng ta vì dữ liệu không còn cập nhật. Ví dụ hàng hoá một số khách hàng, nhân viên và một số đối tác kinh doanh... đã được thay đổi địa chỉ của họ. Nhà phân tích tập đoàn Gartner cô Beth Eisenfield ước tính rằng có 2% số liệu khách hàng của tập đoàn sai lệch hàng tháng. Cô giới thiệu một giải pháp trong tương lai là chúng ta nên bỏ những dữ liệu đã lỗi thời. Cuối cùng khi kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau để phân tích hay là những kết quả của những dự án hợp nhất thì chúng ta phải có phương pháp loại bỏ và chuyển đổi dữ liệu.

Thử nghiệm

Căn cứ vào nhiệm vụ, bản chất đặc thù hệ ERP của công ty cần thử nghiệm cặn kẽ trước khi triển khai . Không nên tiến hành với dữ liệu giả, nên thử nghiệm từ những dữ liệu thực từ những kịch bản thực tế.

Ghi chép tài liệu

Hệ thống ERP tốn rất nhiều thời gian để triển khai và sử dụng nhiều năm trong doanh nghiệp. Việc ghi chép lại qui trình hệ thống là rất quan trọng qua đó những nhân viên kế cận có thể hiểu được phần mềm và qui trình kinh doanh logic bao hàm bên trong hệ thống. Việc ghi chép tài liệu cũng rất hữu ích vì nhân viên kế cận có thể dựa vào nó để cập nhật, mở rộng. Hơn nữa việc ghi chép tiết kiệm thời gian cho nhân viên tư vấn giúp họ vạch ra phạm vi dự án tăng khả năng giải trình chi phí dự án.
Ngoài những chi phí ẩn trình bày ở trên, còn có một hình thức mà chúng ta có thể nhận thấy như:

1. Chi phí đào tạo

Một trong những lỗi lớn nhất mà các doanh nghiệp thường mắc phải là nhân viên phải có cơ hợi và thời gian để thích nghi với hệ thống ERP mới, họ cần phải được đào tạo để vận hành và sử dụng hệ thống. Hơn nữa một hệ thống ERP mới luôn thay đổi theo quy trình kinh doanh. Như vậy đòi hỏi nhà giám sát quá trình thay đổi doanh nghiệp phải luôn đào tạo nhân viên về các ứng dụng mới được thay đổi.

2. Phí tư vấn

Các hợp đồng tư vấn cần xác định rõ, cấp độ khả năng sẵn có của nhân viên, mục tiệu đào tạo nhân viên nội ứng. Kèm theo những hợp đồng sẽ là những thông số kỹ thuật chi tiết chỉ rõ mục tiêu kinh doanh và mọi yêu cầu về kỹ thuật. Quản lý dự án và lập kế hoạch xác hợp là điều quan trọng để giám sát tư vấn viên và đánh giá vai trò trách nhiệm của họ

NHÂN TỐ QUAN TRỌNG CỦA ERP

Mặc dù hệ thống ERP đều phức tạp và tốn kém, nhưng chúng ta thực hiện đúng đắn theo những quy trình thì lợi ích doanh nghiệp thu được là rất lớn. Tập đoàn META cho rằng một khi ERP được triển khai đầy đủ thì doanh nghiệp tiết kiệm trung bình khoảng 1,6 triệu USD/năm. Nhưng tất cả hệ thống ERP được bảo trì liên tục và nâng cấp tối ưu những ứng dụng công nghệ, và đặc trưng mới.